Serieus over small talk: waarom een praatje over het weer zo belangrijk is voor de onderlinge samenwerking

Veel minder reistijd, een betere werk privé balans en een agenda tjokvol online meetings. Hybride werken gaat in ieder geval niet ten koste van onze productiviteit. Maar het doet wel iets met een belangrijk aspect in onze omgang met collega’s: small talk. Het luchtige praatje, dat juist niet gaat over het onderwerp op de werkagenda, bijvoorbeeld het weer, de weekendplannen of het nieuwe restaurant om de hoek. “Onbelangrijk qua inhoud, maar des te belangrijker voor het teamgevoel”, zegt Jacqueline van Lubek. Ze is van origine toegepast psycholoog en werkt als Consultant Talent Solutions bij Right Management. Jacqueline is specialist op het gebied van talentmanagement en werkgeluk, en kan van alles vertellen over het belang van informele communicatie op de werkvloer.

Waarom zijn de informele praatjes zo belangrijk?

 “De tijd die medewerkers besteden aan informele communicatie is niet op te wegen tegen het effect ervan. Door te praten over onderwerpen die niet op de zakelijke agenda staan, leer je elkaar beter kennen. Onbewust weet je steeds meer over de achtergrond, idealen maar ook struggles van je gesprekspartner. Een gevolg is dat er wederzijds begrip bestaat en je beter samenwerkt. Daarnaast geef je met small talk een bepaald vertrouwen en een gevoel van veiligheid. Daardoor deel je werkgerelateerde zaken ook eerder en beter met elkaar.”  

Is beter samenwerken het enige effect van small talk? Of zijn er meerdere voordelen?

“Small talk doet veel meer met een medewerker dan je zou denken. Ik vergelijk het weleens met het effect dat ontstaat als je gaat douchen of van je werk naar huis fietst. Omdat je brein rust krijgt, breng je je hersenen in een andere staat. Hierdoor kan je zaken beter analyseren. Het wakkert ook de creativiteit van medewerkers aan. Je legt makkelijker verbindingen, die je uiteindelijk ook weer toepast in het werk. Maar het belangrijkste voordeel van small talk is dat je je beter kan verplaatsen in het perspectief van een ander. Dat is ontzettend waardevol voor het teamgevoel en de onderlinge samenwerking.”

Door de coronapandemie zijn veel teams in een hybride vorm gaan werken. Wat betekent dat voor de small talk?

“Door hybride werken vergeten we het soms te hebben over de kleine dingen in het leven. Doordat ieder half uurtje in onze agenda’s geblokt is, vinden we dat we het ons niet kunnen permitteren om het te hebben over onze weekendplannen. Het is ook lastiger om onderwerpen te bedenken. Je ziet elkaar op een klein scherm en er ontstaan weinig spontane situaties. Aan de andere kant online samenwerken juist een enorme boost aan small talk geven. We hebben nog nooit op zo’n manier een inkijkje gehad in het privéleven van collega’s. Je zit soms letterlijk bij iemand in de woon- of slaapkamer. Samenwerken is ineens heel menselijk geworden.”

En meetings waaraan veel collega’s deelnemen, hoe kijk je daarnaar?

“In online meetings met veel mensen kan small talk voor sommigen als lastig ervaren worden. Zelfs de meest sociale personen vinden het dan lastig om te praten over informele dingen. Aan leidinggevenden is het dan de taak om daarin de lead in te nemen. Het belangrijkste is: zorg dat je iedereen aandacht geeft. Ook aan de mensen die hun camera uitdoen en op mute gaan. Weet wie je in de meeting verwacht, check of ze er allemaal zijn er zorg dat je iedereen minstens een keer benoemt. De kern is om iedereen aandacht te geven, te betrekken en mee te nemen. Hoewel het wat formeel is, kan je small talk via agendapunten aandacht geven. Maar informeler kan natuurlijk ook. Vraag naar ieders weekendplannen. Of zet de chat open. Stimuleer de onderlinge cohesie.”

Maakt hybride werken het ons dan niet nog lastiger om tijd te maken voor een informeel praatje?

“Zeker. Als de helft van de collega’s thuis werkt en de anderen op locatie, zijn de uitdagingen groter. Met name op technisch vlak. Mijn advies is om vooral niet te bezuinigen op tools die technisch gezien hiervoor een oplossing bieden. Daarnaast denk ik dat de digital readyness van medewerkers vaak beter kan. Uiteraard moeten leidinggevenden het team faciliteren in goede oplossingen voor hybride samenwerken, maar het is ook aan collega’s onderling om het maximale uit deze tools te halen. Of om open te staan voor andere oplossingen. “

Wat kan je als leidinggevende doen om small talk te bevorderen?

“Ik zie dat agenda’s voller en voller raken, zeker nu online samenwerken op gelijke hoogte is komen te staan met het samenkomen op een werkvloer. Dat is echt killing voor small talk en daarmee ook voor het werkgeluk van je teamleden. Zorg dat er ruimte is in agenda’s. En mocht dat lastig zijn, plan dan bijvoorbeeld koffie-meetings of een lunch in. Uiteindelijk valt of staat het bij het serieus nemen van small talk. Het belang ervan inzien en het structureel onderdeel laten zijn van de werkdag is cruciaal.”

8 tips voor medewerkers

Jacqueline heeft ook tips voor medewerkers. Het moet namelijk van beide kanten komen binnen een team. Het is belangrijk dat iedereen, van stagiair tot leidinggevende, zich vrij voelt om het eens te hebben over dagelijkse (privé)dingen.

1. Bedenk voorafgaand aan een meeting een paar informele onderwerpen om over te praten met je collega;
2. Neem de tijd voor small talk en stel open vragen;
3. Ben je er niet goed in? Zoek de collega’s op die al van nature op de praatstoel zitten;
4. Kijk of er tools zijn die small talk bevorderen en handig zijn binnen jouw team. Kahoot, Mural of je online whiteboard in Teams;
5. Doe mee aan events op je werk waar een goede aanleiding is voor small talk, zoals pubquizzen of workshops of mvo-trajecten;
6. Werken online meetings averechts voor jou bij het maken van een praatje? Maak dan de ouderwetse telefonische afspraken!
7. Als je op kantoor bent, maak dan eens contact bij het koffiezetapparaat of tijdens de lunch en wees nieuwsgierig. Alleen al vragen hoe iemand graag de koffie drinkt kan een mooie start zijn. Praat ook eens met iemand die je nog nooit hebt gesproken of die op een andere afdeling, ander label, andere baan werkt. Dat kan zulke leuke gesprekken opleveren en zelfs prachtige samenwerkingen.
8. Wees nieuwsgierig en bedenk dat iedereen het leuk vindt als je interesse toont!