Op afstand een team smeden

Ondanks de pandemie en een economische malaise gaat het werk gewoon door. En dus formuleren bedrijven nieuwe ambities en starten ze nieuwe afdelingen. Voor managers betekent dat flink omschakelen. Want hoe smeed je een hecht team nu deels iedereen thuiswerkt? Aylin Bumin, directeur marketing van ManpowerGroup, deed het. Ze startte op 1 december 2020 met als opdracht een compleet nieuw team te smeden. Nog geen week later ging Nederland in lockdown. In dit artikel deelt ze haar ervaringen. 

“Die snelle lockdown was niet ideaal, zeker niet voor een sociaal mens als ik,” vertelt Aylin. “Ik had nog maar enkele collega’s en stakeholders persoonlijk ontmoet. Velen zag ik voor het eerst via een beeldscherm.” Met digitale communicatie gaat mimiek of lichaamshouding weleens verloren. En dat is nu juist cruciaal om iemand op waarde te schatten. “Ik was al vertrouwd met volledig op afstand werken en kende dit risico. Dus ging ik er heel bewust op letten. In het begin voelt het wat onnatuurlijk, zo achter je beeldscherm gefocust op je eigen en andermans non-verbale communicatie, maar het werkt. Volledig digitaal bouwden we onderling een prima verstandhouding op.”  

Online selectiegesprekken 

Een nieuw team bouwen begon met werven, volledig digitaal welteverstaan. Hoe ging dat? Aylin: “Ik hou van een interactief gesprek. Digitaal lukt dat niet altijd, je moet meer om beurten praten, maar je kunt prima digitaal selectiegesprekken voeren hoor. Je moet als werkgever wel vooraf een heldere structuur van het gesprek schetsen, dat draagt bij aan een soepel verloop. Verder verschilt het weinig van offline gesprekken.” In de kern is de setting inderdaad identiek: de kandidaat is een beetje zenuwachtig, en na de eerste minuten waarin we elkaar aftasten volgt een gesprek waarin iemands vaardigheden en karakter aan het licht komen. “In zulke gesprekken neem ik het initiatief. Ik stel de kandidaat op z’n gemak en vertel wat over mezelf en de organisatie. Dan is het ijs meestal wel gebroken en ontstaat er een open en vrij gesprek.” Naast vaardigheden lette Aylin ook scherp op persoonlijkheid. Zo stelde ze zorgvuldig een divers gezelschap samen met complementaire karakters. Dat vormt een sterk team. 

Een goede eerste indruk 

Wanneer iedereen op afstand werkt, is het voor nieuwkomers lastig starten. Ze ontmoeten weinig mensen, krijgen de bedrijfscultuur niet echt mee en voelen niet die prettige vibe van de werkvloer. Aylin: “Dat is een groot gemis. Dus moet je elk moment aangrijpen die je wél hebt, zoals de allereerste dag. Dan komt een medewerker naar kantoor om zijn laptop, telefoon en andere zaken op te halen. Ik zorgde dat ik voor hem klaar stond met open armen, een grote bos bloemen en met veel persoonlijke aandacht. Daar kon het team helaas niet bij zijn, dus organiseerde ik op de eerste of tweede werkdag een digitale plenaire sessie waarin alle teamleden zichzelf voorstelden.” Ook organiseerde ze een onboarding-programma waarbij een nieuwe medewerker één-op-één kennismaakt met elk teamlid en elke stakeholder. “Zo’n warm welkom is heel belangrijk. Ik wil dat hij zich vanaf het eerste moment een gewaardeerd onderdeel voelt van ons team.” 

Alle communicatie faciliteren 

Zo kreeg het team langzaamaan vorm. Maar ondertussen moeten de werkprocessen ook op gang komen. Hoe organiseer je dat met mensen die nieuw zijn en allemaal thuiswerken? “Communicatie is de sleutel,” zegt Aylin. “Zeker bij nieuwkomers wil je heldere verwachtingen creëren en onduidelijkheden voorkomen. Als manager moet je er daarom voor zorgen dat er een breed palet aan communicatievormen beschikbaar is. Elke week starten we met een plenair overleg waarin we bespreken wat er op de agenda staat. Maandelijks gaan we dieper in op alle projecten en bespreken we het doel en de voortgang. Er is een intern chatkanaal waar iedereen kan vragen en uiten wat hij wil. En elke week sluiten we af met een digitale borrel. Formeel, informeel, functioneel en wat al niet meer, je hebt alle vormen van communicatie nodig.” Daarnaast voert Aylin frequent één-op-één gesprekken met elke medewerker om te vragen wat hij nodig heeft of hoe het gaat. “Als het kan, zoeken we elkaar op. Ik ga bijvoorbeeld graag samen wandelen in het bos. Goed voor de bonding en er is oprechte aandacht voor elkaar.”  

Open cultuur 

“Belangrijk is een cultuur te creëren waarin iedereen zich vrij voelt ideeën te delen en zijn hart te luchten. Daar is transparantie voor nodig en vertrouwen, zodat je je kwetsbaar durft op te stellen. Als manager moet je het spits afbijten en je gevoelens uiten, op zijn minst een deel ervan. Zo vertelde ik dat de lockdown me echt frustreerde, dat ik soms tegen de muren opliep. Dat opent de deuren voor anderen om zich te uiten.” Voor de meer traditionele managers voelt dit soft en kost dit wellicht meer moeite. Je hoeft ook niet meteen je diepste emoties te tonen en al je kaarten op tafel te leggen. Als je maar laat zien dat je een echt mens bent. Bovendien kan zo’n open cultuur je minder eenzaam maken, boven in je ivoren toren. Je team leeft met je mee. “Daarnaast kun je als manager veel bereiken door je faciliterend op te stellen. Vraag je medewerker bijvoorbeeld waar hij tegenaan loopt. Wat je kunt doen om zijn werk makkelijker en beter te maken. Dat helpt enorm.” 

Exact dezelfde verantwoordelijkheden 

Aylin besluit: “In de kern ben je als manager nog steeds verantwoordelijk voor exact dezelfde zaken. Namelijk de ideale setting creëren waarin het team optimaal functioneert, waarin individuen hun talenten ontplooien en de doelstellingen worden gehaald. Je moet alleen opnieuw bekijken welke middelen je tot je beschikking hebt om dat te realiseren.”