Leidinggeven op afstand

Voor veel managers voelt het niet goed, zo ver weg van je thuiswerkende team. Je krijgt de emoties die medewerkers beleven niet mee, voelt hun energie niet. Je weet minder goed wat er speelt. Veel managers hebben dan ook het gevoel dat ze de grip kwijtraken. Maar thuiswerken lijkt here to stay, dus is het tijd om af te rekenen met dat gevoel van ontbrekende controle. Lees hieronder hoe je een afdeling op afstand effectief kunt managen. 

Rationeel bekeken zitten er best veel voordelen aan thuiswerken. Medewerkers kunnen thuis ongestoord werken en krijgen doorgaans veel en goed werk verzet. Bovendien worden medewerkers zelfstandiger, ze moeten wel. Wat doet dat met je rol als manager? Die verandert, maar je bent nog minstens zo belangrijk. Zo wordt alleen al het engagement van medewerkers door zeventig procent (volgens Gallup) bepaald door de manager. Om vandaag de dag impact te maken en dat engagement te realiseren, heb je te maken met een aantal nieuwe uitdagingen. 

Uitdaging: individuele behoeften 

Op kantoor waren de routines ingesleten, iedereen wist wat er verwacht werd. De werkuren, de kleding, beschikbaarheid voor overleg; het werkethos was helder. Thuis is dat minder duidelijk. Onder meer omdat ieders thuissituatie anders is. Zijn er bijvoorbeeld jonge kinderen thuis, dan heeft diegene te maken met de slaapjes van de kinderen en moeten er tussen werk door soms wat huiselijke taken gedaan worden. Zo is ieders situatie anders en heeft elk teamlid iets anders van jou nodig. De één wil graag vroeg overleg, de ander niet. De één moet je afremmen zodat de balans tussen werk en privé niet doorslaat, de ander moet je juist uitdagen zodat hij scherp blijft. Als manager moet je je vandaag de dag meer dan ooit verdiepen in ieders individuele behoefte, zodat je daar rekening mee kunt houden.  

Uitdaging: communiceren 

Thuis heb je collega’s niet om je heen. Je mist daardoor onder meer veel kletspraatjes en veel non-verbale communicatie. Wanneer je alleen via telefoon, e-mail of chat communiceert, dan vormen woorden de enige communicatie. En daarbij mist van alles. Om die reden is videobellen de next best thing, je ziet er fysieke reacties en expressies. Maar om dat voor elk wissewasje in te zetten is wellicht ook wat overdreven en ongewenst. Maar wat dan? Kun je een snel berichtje tussendoor wellicht via een appje sturen? Het is raadzaam voor managers om met je medewerkers af te spreken hoe je alle communicatiekanalen gebruikt. Het is in ieder geval verstandig om vaste momenten in te plannen waar het hele team in een videocall samenkomt, om het teamgevoel te behouden. Maar organiseer ook een plek voor de kletspraatjes.  

Uitdaging: output en kwaliteit hoog houden 

Op kantoor was het wel duidelijk als je medewerkers het druk hadden, dat voelde je als je op de afdeling liep. Net als de spanning voor een grote deadline. Nu ze thuis zitten, krijg je dat minder mee. Wat jij als manager kunt doen om hen gefocust te houden? Zorg dat iedereen de belangrijke taken van de afdeling kent, publiceer ze in een online takenlijstje en werk deze continu bij. Bespreek frequent, bijvoorbeeld wekelijks, plenair de voortgang van projecten. Daarnaast maak je – bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks – individuele afspraken met elk van je medewerkers, waarin je hun deelname aan de afdeling bespreekt. Je evalueert werkinhoud, betrokkenheid, collegialiteit en spreekt hen aan op hun verantwoordelijkheid. Let op, dit is geen beoordelingsgesprek. Je hanteert een coachende en constructieve toon. Vraag je medewerker bijvoorbeeld welke uitdaging hij of zij nog in het project verwacht en hoe hij/zij die gaat oplossen? En vraag eventueel wat ze van jou of het team nodig hebben. Zo bespreek je niet alleen wat er gebeuren moet, maar faciliteer je hen tegelijkertijd.  

Uitdaging: ruimte om te managen 

De uitdagingen zijn vrij algemeen geformuleerd, daar zijn we ons van bewust. Dat komt omdat de situaties namelijk sterk verschillen tussen sectoren, tussen organisaties en zelfs binnen organisaties. We kennen verhalen van teams die altijd goed presteerden en nu ineens niet meer, en ook andersom. Schat de situatie dus vooral zelf in en bedenk wat voor jouw team kan werken. Neem de ruimte om wat te proberen, je mag best van gebaande paden afwijken. Evalueer wat er gebeurt, leer ervan. Ja, dat is anders en voelt wellicht wat ongewoon en wellicht zelfs risicovol. Maar wij vinden dan ook dat managers in deze tijd wat extra ruimte behoren te krijgen en wat extra vertrouwen verdienen. Wellicht krijg je dat al, veel directies staan ervoor open. Zo niet, dan is het nóg een uitdaging voor je om die ruimte wel te creëren. Je hebt het nodig.